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电算化信息系统下的会计控制研究

来源:中内协网 时间:2010-09-17

 

    随着电子计算机技术的普及,计算机的应用给财务核算工作带来了深刻的变革,同时也给企业的会计控制制度的设置带来了许多新的问题和挑战。为了充分发挥电算化的便捷高效,同时使企业会计控制在新的环境下不落后于形势,确保企业财产的安全,并为企业经营决策提供完整的信息,创造更高的效益,建立一整套合理的电算化系统下的会计控制制度就显得极其重要。

 

    一、当前电算化信息系统下的会计控制

    (一)会计控制的形式发生了变化

由于使用了计算机,会计数据处理的速度加快了,会计核算的准确性和可靠性也有了很大的提高,减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。电算化通常是指使用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及部分替代人脑完成对会计信息的分析。会计控制形式主要有三方面的变化:

    1.原来人与人之间联系的部分转变成人与计算机的联系,原手工下的一些会计控制措施在电算化下已不复存在。

    2.电算化工作流程的变化:原始凭证→授权批准→财务审核→对合格凭证进行凭证输入→电算审核→计算机系统处理→账表输出。从以上工作流程可以看出,电算化后,会计账务的集中化处理,除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外,原手工会计中的一些平衡检查,在电算化后转移到计算机内了,如凭证的借贷平衡校验,余额、发生额的平衡检查,各核算与系统之间的数据核对,报表数据的勾稽关系检查等。

    3.会计控制的变化:计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。在电算化会计系统中,不相容的职务主要有系统开发与系统操作职务、数据维护管理职务与电算审核职务、数据录入职务与审核记账职务、系统软硬件管理职务与系统档案管理职务等。企业为防止舞弊或欺诈,应建立一整套符合职责划分原则的会计控制制度,同时还应建立起职务轮换制度。因此,会计控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序App控制。

    (二)会计控制的范围发生了变化

传统的会计控制主要针对交易处理。计算机技术的引入,给会计工作增加了新的工作内容,同时也增加了新的控制措施。由于电算化会计系统的建立和运行的复杂性,会计控制的范围相应地扩大了,包含了传统手工系统所没有的控制,如网络系统安全控制、系统权限的控制、修改程序的控制以及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防护、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

    (三)会计控制的数据处理方式发生了变化

    在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、会计报表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务App的引导下进行会计分录编制,通过凭证的审核、过账、确认并由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,从而大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。

 

    二、电算化给会计控制提出了新的要求

    电算化的发展在给企业会计工作带来便捷高效的同时,也给企业会计控制提出了一些新的要求。

    (一)确保原始数据操作的准确性

    在手工会计核算下,会计数据的存储介质是纸介质,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,这些纸质原件的数据若被修改,则很容易辨别出修改的线索和痕迹,这也是传统纸质原件的一个基本特征。这种方式有较好的直观性,各种不相同的笔迹也可作为控制的手段。而在电算化会计系统中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下,对输入的原始数据自动进行加工处理,并储存于磁性介质上,这样会计资料极易被修改而不留痕迹,给一些不法之徒提供了可乘的机会,发现计算机舞弊和犯罪的难度比手工会计系统会更难,因此,它的会计控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制计算机技术的手段。

    (二)控制操作人员的权限、授权、批准控制

    在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但电算化后,职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强会计控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行操纵,从而加大了出现错误和舞弊的风险。

    (三)避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险

    在手工会计系统中,企业的经济业务发生均记录于纸张之上,增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。磁性介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。所以电算化对会计档案管理提出了更高的要求。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

    (四)加强电算化会计控制的必要性

    手工会计系统下,会计数据用可见的文字、符号记录在纸上,这种方式有较好的直观性,各种不同的笔迹和签名也可作为控制手段。采用计算机处理后,会计数据以肉眼无法视别的形式集中在磁性介质中,一旦发生火灾、被盗、感染病毒等,容易造成数据丢失。从而失去了直观性。另外,在手工会计方式下,会计核算的质量取决于会计人员业务水平、工作态度及对会计有关的法规理解和实行效果。财务会计部门已经积累了大量的经验,建立起了一整套管理制度。实行电算化后,许多传统的管理控制方式消失了,而代之以新的方式。这就迫使企业电算化会计系统必须建立起严格的会计控制制度。

 

    三、加强电算化会计控制的措施

    实行电算化以后,严格的会计控制和系统正常、安全、有效的运行是电算化信息真实可靠的保证。会计控制要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系,又要相互制约,防止违纪违法行为的发生。国内外电算化的实践表明,计算机本身处理出错的可能性很小,假如单位治理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。因此,制定严格的会计控制是非常必要的。

    (一)操作人员职能控制

    由于电算化常识与功能的相对集中,企业必须制定相应的组织和管理制度,明确职责分工,加强组织控制。所谓职责分工是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、实行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工,以补救不相容职能集中化的不足。而组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工,并以相应的管理规章与之配套。

    (二)系统安全与网络安全的控制

    加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。

主要的控制措施包括:

    1.订立内部操作制度,禁止非电算化会计人员操作财务专用电脑;

    2.设置操作权限;

    3.操作人员身份的密码控制;

    4.数据存储和处理相隔离;

    5.机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。

    针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:数据加密技术、访问控制技术、认证技术等。

    网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题,尽量使用光纤传输,接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。

    (三)操作人员的职业道德建设

    电算化系统的实施主体是“人”,但无论App质量如何优良、规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去实行,甚至恶意地修改App程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,最终还是达不到会计控制的目的。因此,道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入会计控制制度的内容。企业管理者应当重视对财务人员的选用与培养,努力增强财务人员的职业道德水准和业务水平,达到电算化系统的主体诚信。

    (四)加强会计档案控制

    电算化档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的)和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料,以及财务App开发运营过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。

    会计档案治理制度应包括以下内容:

    1.采用电子计算机进行核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案;

    2.对电算化档案要做到防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点;

    3.对采用存储介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失;

    4.对财务App的全套文档资料以及财务App程序,保管截止日期是该App停止使用或有重大更改之后5年。

    (五)加强会计控制审计

    电算化实施后,由于数据处理过度集中,数据处理对计算机App、硬件的过分依赖,对电算化系统下的会计控制审计就显得更为重要和必要。

    电算化系统下的会计控制审计的必要性包括:

    1.电算化并没有改变审计存在的客观基础——受托经济责任关系;

    2.电算化不能保证会计数据的绝对正确性和可靠性;

    3.计算机自身的差错会影响会计数据的质量;

    4.电算化并未消除人为的舞弊行为。

    电算化系统下的会计控制审计是计算机技术和电算化发展的必然产物。

    总之,发展电算化,是实现会计工作现代化及促进改革的重要保证。加强电算化下的会计控制制度是为了保护财产的安全完整,保证会计及其他数据正确可靠,保证国家有关方针、政策、法令、制度和企事业单位制度、计划贯彻实行,提高经济效益,利用系统内部分工而产生相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序的一种管理制度。会计控制制度基本作用是保护财产安全完整;提高数据的正确性、可靠性;贯彻实行方针、政策、法令、制度、计划,是审计工作的重要依据。

 

(来源:《中国总会计师》 编辑及单位:李惠文 中国煤炭地质总局地球物理勘探研究院)

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