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试论企业实施内部控制的必要性、难点和方法

来源:上海审计网 时间:2010-09-01

关键词:企业管理 内部控制 实施方法
    内部控制是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业深化改革、完善企业治理和运作机制、实现企业健康持续发展的重要手段,是现代企业管理的重要组成部分。有效的内部控制能使企业不断降低经营成本,合理调配资源增加对优势业务的投入,改善关键业务的管理,以便能更好地适应经济全球化和国际化的趋势。当前的金融危机在很大程度上就是美国放贷企业内部控制失效和风险控制不佳造成的。
    一、内部控制的定义
    内部控制是企业董事会、管理层和全体员工共同实施,为实现财务报告真实可靠、提高经营效率和效果、达成企业发展战略以及遵循适用的法律、法规等目标提供合理保证的一种管理过程。要准确理解内部控制定义,应重点把握以下几点:
    1.内部控制是一个持续、不断改进的过程;
    2.内部控制由董事会、管理层和全体员工共同实施,它涵盖企业经营管理的各个层级、各项业务和各个环节,需要各部门紧密配合,形成一个规范、完整的工作体系;
    3.企业需要建立一套授权合理、责任明确、程序清晰、考核到位的控制制度,并广泛传播让所有员工清晰理解。
    二、企业实施内部控制的必要性
    1.提高经营透明度,树立企业形象
    在现代企业制度下,所有权与经营权相分离,投资者往往不能亲自参与企业的经营管理,因此无法了解企业经营管理的真实状况,也不能准确判断企业提供相关报告的真实性。在这种情况下,如果企业能根据内部控制有效性的标准合理设计内部控制并定期进行评估,将有助于提高企业的透明度,增强投资者对企业的信任,提升企业的公众形象,从而吸引投资者投资甚至溢价投资增加企业价值。
    2.提高企业健康程度,实现发展目标
    随着企业规模的扩大和经营业务的不断拓展,企业管理层级增多,企业管理层很难对企业各种经营活动直接进行管控。为了确保企业资产的安全完整、提高会计信息质量和经营管理效率、保障企业经营管理目标的实现,防止发生舞弊和低效率行为,企业管理层需要通过内部控制来加强对次级管理层和员工的管理和控制。
    3.满足外部监管要求
    为维护社会投资者和国家利益,保证社会公平和市场有序竞争,政府机关要求企业加强内部控制,提高规范运作水平。美国于2002年颁布了萨班斯法案,香港联交所修订了上市规则中的企业管治常规守则第C.2.1条的相关规定,日本发布了与内控相关的金融产品商业法,中国财政部和上交所相继颁布《企业内部控制基本规范》等规定,均要求企业建立和实施有效的内部控制制度,提高上市企业经营管理水平和风险防范能力。
    三、企业内部控制的难点和困境
    1.内部企业治理不完善。内部控制存在于具体的控制环境中,控制环境是内部控制有效建立、运行的基础和保证。作为控制环境重要组成部分的内部企业治理,更是促使内部控制有效运行,保证内部控制功能发挥的基础。2002年安然事件和世通丑闻,均为管理层逾越内部控制导致内部控制失效,这也说明企业治理对内部控制的重要性。对我国上市企业来说,虽然股东会、董事会、监事会和管理层组织架构不断完善,各项工作机制逐渐建立,但内部企业治理仍不够完善,尤其监督制约机制尚未真正形成,其主要表现为:
    第一,董事和监事构成不够科学。较多企业董事和监事任由“内部人”担任,独立性不够。
    第二,部分审计委员会和监事会工作不到位,未能真正发挥其应有的职责。独立董事和监事除了每年定期参加会议举手表决外,日常与内部审计等业务部门沟通不够,也没有真正开展相关工作调查,不掌握企业真实状况,又怎能真正履行监督职能。 
    第三,内部审计作用未能充分发挥。内部审计是企业治理的“守门员”,是规范内部企业治理的重要手段,但目前企业内部审计部门大多由总经理领导,还有归属于财会部门直接领导的,让下级“监督”上级,如此形成的企业“监督机制”,其实是有名无实。正是由于内部审计地位尴尬,进而导致ca888部门人员素质不高,审计内容“狭窄”,工作程序不够规范,审计技术和工具落后,影响ca888监督作用的发挥。
    1.内控机制不健全,实行不力。我国企业往往不缺少制度和政策,缺少的是让制度得以实行的具体办法。这一方面取决于制度设计的合理性,是否分解落实到每个岗位且能够被实行;另一方面取决于制度实行的严格程度,按制度办事是岗位的职责,至于制度设计上的缺陷,有其他部门相关人员来做,如果自己认为制度设计有问题,自己的做法效果更好,自己就给改了,实际上就把这个制度废掉了。另外,内控制度实行不力的一个薄弱环节就是考核奖惩机制不到位。好的控制政策和程序,如果没有认真去检查实行情况,检查的结果没有纳入考核,只能使内部控制流于形式、疏于实行。
    2.内部控制检查人员专业能力不够,资源不充分。科学的内部控制制度是对企业经营管理各个环节实施有效监控的制度,是财务会计、投资、金融、市场、营销、技术、法律、IT等多方面常识的融合,没有相应的常识支撑,内部控制检查不可能完全到位。同时内部控制需要相应的组织、沟通和协调工作能力,培养这样的“全才”,显然需要很长的过程。内部控制检查又是一项工作量大、持续时间长的工作,对人力资源的需求和稳定性要求较高。从我国企业的现状来看,部分企业内部控制检查工作主要由内部审计部门承担,临时成立工作组开展工作,相关工作人员的专业能力和稳定性均有所欠缺。
    四、企业实施内部控制的方法
    1.完善企业内部治理。在现有工作的基础上,大家一方面可以借助资本市场和法律规章为主体的外部监督机制,另一方面要加强内部监控机制,积极探索采用新的监控方式,如加强董事会建设,提高外部独立董事的比重,增强董事会的独立性,利用独立董事多元化的常识背景增加决策的科学性和透明性;董事会下设必要的专业委员会如审计委员会,对内部控制和内部审计等工作进行评估和监督,提升内部审计部门的地位和归属,合理配置审计资源,解决内部审计监督不力和“对下不对上”的状况。
    2.提高认识,增强内部控制意识。只有所有员工都清楚他们在企业、在内部控制系统中的位置和角色,并协调一致,才能推动内部控制的有效运转。其中,企业领导者的内部控制意识和行为又是关键。企业领导者经营活动中的随意性往往会限制内部控制作用的发挥,严重的甚至会影响到整个企业的发展。反之企业领导者注重内部控制,加强信息沟通与交流,便能减少管理者与被管理者之间的隔阂,形成强大的企业合力,就能促进整个企业健康、持续、快速发展。
    3.强化内部审计的作用。企业能否建立完善的内部控制系统并切实予以实施,需要有监督力量。作为企业董事会和管理层控制手段的内部审计,在企业管理尤其是风险管理、内部控制以及企业治理中的地位与作用日益突出。内部审计具有相对独立性,更能从企业全局角度监控内部控制有效运行;与外部审计相比,内部审计决不止于提出问题,更能从企业利益与实际出发,积极主动地提供防范风险加强内控的有效建议,帮助管理层落实整改措施。因此加强内部审计建设显得尤为重要。一要建立有精通财务会计专业的人士组成审计委员会,对企业内部审计制度的建立和实施、ca888业务开展以及ca888资源的配置进行引导、监督;二要挑选素质高、业务精的人士担任内部审计师,并保持ca888团队的稳定性;三要建立完善内部审计制度和工作流程,规范内部审计行为,不断改进审计方法,提高内部审计效率和内部审计管理水平;四要积极转变ca888工作方向,向内部控制、风险管理和企业治理方面延伸,努力帮助企业增加价值。
    4.建立统一、高效、开放的信息沟通系统。先进的信息系统,可以极大地解决信息不对称带来的负面影响。信息沟通系统是否通畅,决定着企业能否及时收集外部和内部信息,及时掌握营运状况和组织中发生的各种情况,能否实现信息在企业各层次、各部门之间迅速地传递和交流,把握先机,对可能发生的异常状况做出反映,从而及时报告,防止重大损失的发生。
    5.建立系统的培训体系。内部控制实施最重要的一项工作就是培训,首先要端正态度,正确认识什么是内部控制,为什么要进行内部控制,从思想上重视内部控制。金融危机是美国企业惹的祸,但实际上大家企业也确实存在很多问题,现行制度规定企业的重大问题由集体决策,集体决策的结果就是谁也不承担责任或推卸个人责任。这种培训是让每位员工都有内部控制的意识和责任。其次要完善制度、流程、授权和职责分工,加强实务引导,让每位员工都知道自己在内部控制中应该做什么,怎么做,做到什么程度,有什么责任。真正将内部控制融入员工日常工作中。最后要提高内控检查人员工作能力,真正掌握内部控制实施技术、方法和工具,要“知其然”更要“知其所以然”,才能在现有基础上不断创新、发展。
    6.梳理完善内部控制制度。内部控制是以制度的形式存在的,大家要围绕财务报告真实性、提高经营效率和效果、达成企业发展战略和遵循法律法规四个目标,从控制环境、控制活动、风险评估、信息与沟通、监督五个方面建立一套渗透所有业务环节的内部控制制度和管控机制。在建设内部控制制度过程中,大家要注意以下几点:
    (1)成本效益原则
    任何控制活动都是需要成本的,不仅有审批时间、人力的成本,更有因此丧失的机会成本。因此大家在设计内控制度时,需要衡量投入的成本和取得的效益,如果效益大于成本,则设计的控制是有意义和可行的。比如企业法务部门已审核并公布了采购合同范本,那么采购部门可以直接使用范本签订采购合同,不需要再递交法务部门进行合同评审。
    (2)风险导向原则
面对日趋多变复杂的内外部环境,企业面临的风险大为增加,对企业实现目标和发展产生重大的影响。企业只有将风险和内部控制制度相结合,将风险分解到各个业务流程,找出风险点并设计相应的控制措施,才能有效化解企业面临的风险,构建出贯穿各个业务环节的内部控制体系。
    (3)合理设计审批授权
    审批程序是内控制度的主要内容,制度要具有实用性和效率,合理设计审批授权是关键。当前,有些企业制度规定的审批程序和授权设计不够合理,流程过于繁复,比如购买一台设备,采购申请要逐级审批,签订合同要逐级审批,付款仍要逐级审批,一件事情同样的程序审批了三次,大大降低了工作效率。另外,有些企业的审批程序往往都要从经办人员开始,经过部门经理、财务部门、分管领导,最终提交总经理批准,审批程序看似很严谨,其实并不合理,效率低不说,由于总经理并不能全面了解审批业务的真实情况,结果只能造成形式上的审批,出了问题往往“谁都有责任,谁都没责任”,无法真正找到责任人。
    (4)完善文档管理
    企业内部控制各环节会产生大量的数据信息,管理好这些数据信息很重要,它不仅是外部监管法规的要求以及内部控制事后检查的重要证据,更是企业内部核算、分析和解决问题的依据。比如有些企业在采购材料过程中没有设置供应商评审、询价和比价等资料的记录文档,致使在发生原材料质量问题以后都找不到企业内部的责任者,分析不出失误的原因,更找不到解决问题的方法。
    (5)持续更新制度
    随着外部经济环境变化和国家政策法规的不断完善,以及企业内部组织架构和经营管理的调整,原有的内控制度可能会不适应企业的实际需要,出现制度内容不够完善、可操作性不强、制度滞后等问题。因此,大家要持续更新制度,一方面要修改制度中不符合实际工作的内容,另一方面要根据实际需要增加新的内容,固化好的经验和控制方法,最终建立一套行之有效的内部控制制度,使内控制度更规范,更具现实意义。
    7.加强内部控制检查监督
    从当前国内外内部控制实践看,企业内部控制检查监督大多由内部审计部门承担,这对企业内部审计资源安排和专业能力产生重大影响。据统计,内部控制实施初期1-2年ca888部门会将大部分审计资源用于内部控制,被迫减少常规审计项目,从第3年开始会降低分配给内部控制的审计资源比例,但仍占审计资源的40%左右。从笔者所在企业看,现有ca888资源远不能满足内部控制检查需要,临时从下属企业抽调人员组成工作团队的方式也有其弊端,不仅团队人员不够稳定,而且工作人员专业能力得不到持续提升,给内部控制检查工作的质量带来重大影响。
    参照美国企业内部控制检查较为成功的做法,ca888部门要积极改变现有工作方式,采用先进技术和方法加强内部控制检查力度,比如大家可以使用内部控制自评(CSA)技术,将内部控制检查工作逐步转移到下属单位和业务管理部门,即由下属单位和管理部门开展自我评价工作,内部审计进行引导,并进行抽样检查。这种方法对于管理部门来说,管理人员可以更清楚地了解业务流程、重要风险、关键控制点以及存在的缺陷,有利于加强管理;对于ca888部门来说,可以减少检查工作量,节省审计资源,也可以缓解内部审计人员实行工作时人际关系的紧张。另外,大家也可以积极采用信息化手段,建立内部控制管理信息系统,固化内部控制检查程序和方法论,规范内部控制检查、报告、披露、归档、后续跟进等工作,提高内部控制信息汇总和分析能力。

参考文献:
[1]COSO,1992: 内部控制—综合框架[R]。
[2]严守一,2003-12-25:内部企业治理与内部控制,
http://www.xici.net/b305350/d16200559.htm。
[3]佚名,2008-11-02: CSA:内部控制系统评价的新观念与新方法,
http://www.lwlm.com/Basic/200811/169270.htm。
[4]尹维劼,2006:现代企业内部审计精要[M],中信出版社。
[5]卓继民,2005:现代企业风险管理审计[M],中国时代经济出版社。
                                      (此文获2009年中国内部审计协会 
                       全国内部审计与内部控制体系建设理论研讨优秀论文推荐奖) 
                               编辑:上海电气集团股份有限企业审计稽察室 程刚峰

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