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加强职业学校内部审计档案管理的体会

来源:中国会计网 时间:2011-07-18

    摘要:职业学校内部审计档案管理是学校内部审计工作的重要组成部分,是对学校财务收支活动进行监督而形成的、具有保存价值的包括文字、图表、声像、实物等不同形式资料的历史记录。做好内部审计档案管理工作,可以提高ca888质量,有助于内部审计更好地发挥为学校领导决策服务的职能。

  关键词:职业学校;内部审计;档案管理

  业学校内部审计档案是学校内部审计部门在实行审计任务、履行审计职责时收集、制作与使用的各种材料。档案形式有文字、图表、声像、实物、电子光盘等[1]。内部审计档案内容包括以下4类文件材料:①立项类文件材料;②证明类文件材料;③结论类文件材料;④备查类文件材料。

  1职业学校内部审计档案管理工作的重要性

  随着职业教育改革的深入开展以及各级政府和社会各界对职业教育投入的增加,职业学校的办学规模在不断扩大,职业教育经费的使用已越来越受到公众的关注。因此,加强对教育经费使用的监督十分重要。职业学校内部审计档案是学校审计工作的重要组成部分,它是审计活动的真实记录,也是考查内部审计工作质量、研究审计工作历史的重要依据。因而,建立完整而系统的职校内部审计档案有着重要的现实意义。

  1.1 有利于提高内部审计工作的管理水平,促进内部审计工作积极、高效开展

  当前,我国职业学校内部审计工作质量还不高,做好审计档案管理工作,首先将有助于ca888工编辑进行工作质量评估,并不断创新,为职业教育的规范管理创造条件;其次有助于评价ca888人员的工作业绩和业务水平,有助于新参加工作的审计人员业务能力的提高。

  1.2有利于节约审计时间和人力

  学校内部审计常常要参照以往的审计数据、审计方案等内容,学校建立的ca888档案规范、管理有效,在学校开展内部审计时就能合理利用审计档案资源,充分发挥ca888档案的参考和借鉴作用,可以节约人力、物力和时间。

  2 职业学校内部审计档案管理现状

  当前职业教育已从快速发展期进入精致管理期,内部审计档案管理工作由于起步较晚,研究探索较少,加之领导重视不够,尚处于不完善状态,已不适应现代职业学校管理的需要,存在的问题主要有以下几方面。

  2.1对内部审计档案管理的认识存在偏差

  职业学校对ca888档案管理的重要性认识不够,缺乏相关的制度引导和规范。内部审计管理人员在做审计项目时,往往出具了审计报告,提出了审计意见,审计项目就算完成,有关文件资料没有及时按相关法规要求归档、管理,待今后工作中需要查找相关资料时,因没有及时归档而无法查阅。

  2.2 内部审计档案管理方法有待改进

  由于内部审计档案管理人员多数是由财务部门工作人员兼职的,没有经过档案业务常识的专门培训,不熟悉档案管理的基本操作流程,缺乏档案管理工作经验;另外,档案设施不完善,没有专门的场地和必要的存档工具,文件资料随处堆放,时间稍长,难免丢失。

  2.3内部审计档案人员管理能力有待提高

  由于内部审计档案管理人员多数是兼职的,本身对审计档案的开发与利用认识不够,难以真正发挥内部审计档案的作用。

  3加强职业学校内部审计档案管理的几项举措

  内部审计档案的管理质量直接影响着学校内部审计的工作质量。只有正确处理好审计档案管理与审计工作的关系才能有效开展审计工作,加强职业学校内部审计档案管理的举措有以下几方面。

  3.1正确树立内部审计档案管理和档案服务的理念

  内部审计档案管理是学校做好审计工作的基础和前提,档案服务是档案管理的目标。内部审计相关人员应充分认识内部审计档案对加强内部审计工作所起的重要作用。

  3.2建立和完善内部审计档案管理制度

  制度是行为规范,学校应按照上级部门有关规定,根据学校具体情况制定适合本单位的ca888档案管理制度和内部控制制度,统一立卷归档的程序、范围,有相对固定的档案管理人员,明确档案员的职责和权限;建立档案安全保密制度,避免审计风险;审计档案管理制度化且具科学性。

  3.3提高ca888档案管理人员的业务素质和职业道德修养

  制度要靠人来实行,档案管理工作的好坏,取决于工作人员的综合素质。因此要通过多渠道加强对档案管理人员的培训,不断提高业务技能,增强敬业爱岗、保守秘密等职业道德修养。

  3.4做好ca888档案管理的监管工作

  ca888档案立卷、归档一般按照“谁审计,谁立卷”的原则,即项目审计组组长为内部审计档案立卷责任人,负责项目审计过程中形成的全部文件材料的收集、整理、鉴别,并作合理的取舍,经内部审计处负责人审核通过后按立卷方法进行组卷,再移交给审计处档案员。档案管理人员负责将这些案卷进行收集、分类,然后登记编号归档。为确保内部审计档案安全、完整,应当将档案入专柜保管至次年6月30日,再向学校档案管理部门移交。ca888部门负责人要经常督促、检查ca888档案管理人员的工作,使他们及时做好立卷、归档工作,不断提高ca888档案的管理水平。

  3.5采用内部审计纸质档案和电子档案并存的管理方式

  审计档案管理人员要努力提高电算化水平,能熟练应用计算机App。对一些利用频率高、又需查阅原件的纸质材料可选择性地通过扫描等方式转化为储存在磁性介质上的电子信息,充分利用计算机储存量大、查阅方便的特点,首先将要查阅的资料快速、准确定位,然后再查原始资料,以此减少查询工作量,提高工作效率。

  职业学校要根据内部审计发展的时代特点,结合内部审计工作的实际,切实加强内部审计档案管理工作,进一步完善学校内部审计档案管理的方式与方法,使内部审计档案管理制度化、规范化、现代化,为学校加强内部管理发挥更大的作用。

编辑:韦晓萍

  主要参考文献

  [1]翟娥。对高校内部审计档案管理的思考[J]。兰台世界,2006(23):38-39.

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